29/01/2021

Gmail email templates maken – Handleiding

Hoe stel je Gmail Sjablonen (Canned Responses) in?

E-mails sturen kost bedrijven veel tijd, tijd die je anders veel nuttiger kunt besteden. Vaak sturen we ook nog hetzelfde antwoord, of vergelijkbare antwoorden, op relatief simpele veel gestelde vragen.

Gelukkig hebben de meeste emailprogramma’s daar handige tools voor. In dit stappenplan staat uitgelegd hoe je dit met Gmail en/of Gsuite doet.

Stappenplan Templates in Gmail

In Gmail kun je gebruik maken van templates, om zo meer tijd te besparen en productiever te zijn. Deze templates staan staan standaard niet ingeschakeld, dus zie je optie normaal gesproken niet. Allereerst dien je deze te activeren.

Let op: staat jouw Gmail in het Engels? Dan heet de “templates” functie in Gmail “Canned Responses”.

Stap 1: In Gmail, Klik op het tandwiel en dan op “Settings”.

gmail templates

Stap 2: Klik op het tabblad “Geavanceerd”.

gmail templates instellen

Stap 3: Zoek “templates” in de lijst en vink “inschakelen” aan. Onderaan de pagina kun je de “wijzigingen opslaan”.

In het Engels heet dit “canned response” en “enable”.

gmail canned response inschakelen

Templates instellen en gebruiken:

Nu de templates zijn ingeschakeld, laat ik je zien hoe je deze toepast.

Stap 1: Klik op “opstellen” om een nieuwe e-mail te maken.

Stap 2: Schrijf nu de e-mail. Zorg er voor dat je jouw huidige e-mail handtekening verwijdert.

gmail template maken

Stap 3: Als jouw email leeg is, kun je jouw “standaard” antwoord opschrijven. Laat het gedeelte dat variabel is (zoals de naam) open of vul duidelijk in dat je hier nog manueel iets aan moet toevoegen. klik vervolgens op de drie puntjes.

Gmail email templates maken - Handleiding

Stap 4: Kies voor “templates” >> “concept opslaan als template” >> “opslaan als nieuwe template”.

gmail canned response opslaan

Stap 5: Een popup verschijnt, geef hier een logische naam op, zodat je het template eenvoudig kunt terugvinden.

gmail template

Stap 6: Om een template te gebruiken in je e-mail, klik je weer op “opstellen” om een nieuwe e-mail te schrijven. Klik vervolgens weer op de drie puntjes, naar templates en selecteer het door jouw gekozen template.

gmail templates overzicht

Stap 7: Het template wordt nu ingevoerd. Je kunt vervolgens aanpassingen doen aan de template, zoals de ontvanger toevoegen en de e-mail versturen.

Let op: deze methode werkt het beste, als je jouw handtekening standaard toevoegt bij een reactie. Dit doe je onder “instellingen” >> “algemeen” >> Handtekening. Zet hier het vinkje aan, zoals hier getoond:

gmail handtekening

Je Gmail Sjabloon ingesteld. En nu?

Nu komt het echte werk natuurlijk! Vergeet de optie niet te gebruiken, anders heb je de tijd om dit te lezen + in te stellen nutteloos besteedt. En je wilde juist efficiënter werken toch? 🙂

Succes!

Hulp bij het instellen van je Gmail sjablonen nodig?

Vraag het aan de crewleden van FreelanceCrew! Ze helpen je graag verder met je vragen over het slimmer inrichten van je bedrijf en online marketing vraagstukken. Zo krijg jij hulp van de leukste freelancers die je maar kunt vinden!

Posted in

Etienne van de Boel

Ondernemer en growth marketing expert. Naast mijn eigen bedrijf werk ik (mee) aan start-ups die het leven van mensen gemakkelijker, beter en gezonder maken.

Overtuigd? Plaats dan je online marketing opdracht!

Neem de touwtjes in handen en plaats je opdracht. Onze crewleden staan voor je klaar. Wij zorgen dat je zo snel mogelijk de juiste freelance specialist aan boord hebt. Beloofd!